Une réunion de travail réussie demande de l’application de la discipline et de l’organisation. Tous les participants doivent y participer activement pour une bonne productivité. Pour ce faire, il faudra réunir exactement les personnes concernées par ce sur quoi portera la réunion. Voici quelques conseils permettant de réussir une réunion de travail.
Définir en premier lieu, les objectifs de la réunion
Tenir une réunion de travail c’est bien, mais il faut nécessairement qu’il y ait une raison valable. Les salles de réunions sont généralement utilisées pour des séances professionnelles. Mais avant de convoquer tout le monde ou une certaine personne dans une salle de réunion, il faudra définir des objectifs clairs. Il est recommandé d’éviter les réunions qui de toute évidence n’apportent rien à l’équipe ou au groupe de travail.
Cependant, il est possible grâce aux avancées technologiques actuelles de tenir informée son équipe sans organiser une réunion de travail. Cela est possible grâce aux outils de gestion de projet comme Trello, BaseCamp, ou simplement grâce aux outils de discussion en ligne comme Slack et/ou Microsoft Teams.
Inviter les bonnes personnes
Généralement lorsqu’on parle de réunion, tout le monde se présente ce qui n’est pas tout à fait une bonne chose, car peu parmi ceux qui seront là apporteraient du concret. Pour ce faire, selon les objectifs visés par la réunion, il faudra cibler les personnes idéales et les invités dans le local professionnel.
Envoyer les informations en amont
Le temps c’est de l’argent dit-on, alors pour être efficace et se faire un gain de temps considérable, il faut envoyer en amont aux participants l’objectif de la réunion. Ainsi :
- Les participants seront motivés ;
- La réunion sera utile et efficace ;
- Les participants seront productifs.
Le dernier point s’explique par le fait que ces derniers seront préparés et donneront par conséquent le meilleur d’eux même pour un bon déroulement de la réunion.
Utilisation des formes dynamiques de réunion
Pour plus d’efficacité dans le déroulement de la réunion, il faut les organiser en changeant leur forme. Pour ce faire, il faudra changer de temps à autre le lieu de réunion et l’organisation de la réunion. Cela apportera du nouveau lors de chaque réunion. Par exemple, une réunion stratégique des membres d’une entreprise peut précéder la formation des dirigeants de cette même entreprise dans un cadre autre que le cadre habituel.
Recadrer la discussion d’une façon intelligente
Habituellement, lors du déroulement des réunions, il arrive très souvent que la discussion sorte du cadre du sujet. Cela s’explique par le fait que les réunions constituent une récréation pour certains et pour d’autres une occasion de se démarquer de leurs collègues.
Tout compte fait, l’instaurateur doit nécessairement recadrer le sujet de la discussion sur l’essentiel et le plus important afin d’atteindre son objectif. Il n’est pas possible que le sujet porte sur une activité commerciale et qu’on laisse cours à une discussion sur le football par exemple.
Faire court pour être productif
La durée d’une réunion doit être brève. Ce n’est pas des retrouvailles, il ne faudrait pas que ça s’éternise. Une réunion de 10 minutes bien organisée est plus productive qu’une réunion de 30 min mal organisée. Toutefois, si la réunion demande plus de temps, il ne faudrait pas hésiter à en prendre. En réalité, le plus important est d’éviter de perdre du temps.
Il faut que chaque seconde soit bien exploitée en vue de réduire autant que possible la durée de la réunion. Cela est très important parce qu’une réunion trop longue épuisera les participants, ils ne seront pas productifs et de plus c’est une double perte de temps. Lorsqu’une réunion est bien organisée et ceux dans une belle salle de réunion comme celle que propose DU CÔTÉ DE LA TRINITÉ, le résultat final est plus que plaisant.
La réussite d’une réunion de travail demande de la préparation en amont suivie d’une bonne organisation. Elle doit se dérouler dans un bon cadre et les personnes invitées doivent cadrer avec l’objectif de la réunion.