5 conseils pour bien installer votre matériel de visioconférence polycom

Si votre travail vous oblige à vous entretenir régulièrement avec des clients ou des employés dans d’autres bureaux ou pays, vous serez peut-être amené à programmer de nombreuses réunions. Comme la plupart des gens, vous allez probablement planifier ces réunions par courrier électronique et compter sur l’autre partie pour vous communiquer l’heure et le lieu. Mais que se passe-t-il si ce n’est pas le cas ? Vous risquez de passer des heures à attendre qu’il vous rappelle, des heures qui pourraient être consacrées à des activités plus productives. Une solution consiste à programmer vos réunions en toute simplicité : la vidéoconférence. Elle permet aux deux parties de convenir plus facilement d’un lieu et d’une heure, tout en leur donnant l’occasion de se voir en personne. Si vous envisagez de participer à une vidéoconférence, consultez les conseils ci-dessous pour vous aider à démarrer.

1. Choisir l’application adéquate

Vous vous êtes peut-être déjà retrouvé dans une situation où vous devez faire une présentation au travail, mais où vos collègues ou votre patron ne peuvent pas se rendre à votre bureau. On vous a demandé d’assister à une réunion qui se tenait hors site et que vous ne pouviez pas joindre. Vous travaillez pour une grande entreprise et vous souhaitez discuter par vidéo avec l’un de vos collègues qui travaillent à distance. Quelles que soient les circonstances, la vidéoconférence vous permet de rencontrer des personnes du monde entier, où qu’elles se trouvent ! Il existe plusieurs façons de se connecter par vidéoconférence : Skype, Go To Meeting, Google Hangout, Zoom et FaceTime sont parmi les choix les plus populaires actuellement. Toutes ces applications fonctionnent aussi bien sur les ordinateurs que sur les smartphones, ce qui vous permet de les utiliser facilement, où que vous soyez et quand vous le souhaitez.

2. Disposer d’un équipement complet

Lorsque vous utilisez la vidéoconférence, vous avez besoin de deux appareils principaux : une webcam et des haut-parleurs ou des écouteurs (selon que l’autre partie parle depuis son ordinateur ou non). Si vous prévoyez d’assister à certaines conférences à distance, pensez à investir dans une webcam dotée d’un objectif grand angle. Elle permettra de rendre chaque personne visible sans avoir à se rapprocher de l’écran. En ce qui concerne la qualité audio/vidéo, essayez de la tester avant le début de la réunion si possible. Assurez-vous que toutes les personnes qui vont participer à la vidéoconférence disposent d’un programme de vidéoconférence comme le vôtre. Si quelqu’un n’en a pas, vous pouvez utiliser le système de votre bureau ou même Skype (www.skype.com).

3. Vérifier tout le matériel

Assurez-vous que chacun dispose d’un microphone et de haut-parleurs/écouteurs pour son ordinateur. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez leur demander d’emprunter du matériel à quelqu’un d’autre dans son bureau ou le vôtre si celui-ci en dispose.

4. Alimenter tous les appareils électriques

Brancher la multiprise à une prise de courant et brancher le câble Ethernet à n’importe quelle prise Ethernet pour connecter vos appareils informatiques. Utilisez la télécommande pour allumer votre écran. Le plus important, et non le moindre, vérifiez que votre système modulaire de visioconférence est bien allumé et bien branché au câble Ethernet ou au switch Ethernet.

5. Entrer votre identifiant et mot de passe

Une fois que vous avez reçu un e-mail après la réservation, tapez l’identifiant et le mot de passe de la conférence. Rentrez l’adresse IP de votre interlocuteur s’il participe à la conférence.

La vidéoconférence est le moyen le plus rapide de communiquer avec des collègues, des clients et des partenaires sans jamais avoir à quitter les locaux de votre entreprise. Similaire aux appels téléphoniques, c’est également un excellent moyen de combler les écarts géographiques, car elle rend les réunions plus productives. La vidéoconférence utilise votre connexion Internet plutôt qu’une ligne téléphonique et qu’elle montre votre visage ainsi que celui de votre interlocuteur. Grâce à l’omniprésence des connexions Internet à haut débit et des caméras webcam, la vidéoconférence est devenue de plus en plus populaire. Faites appel à VIDEOSONIC, votre expert en intégration audiovisuelle à Chambly pour l’installation de matériel audiovisuel et de sonorisation.

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