Le processus d’archivage prend fin à la détérioration des documents. La destruction d’archives consiste à démolir de vieux documents auxquels on ne fait plus recours. Il faut souligner qu’il s’agit d’une opération qui répond à des règles. De même, elle contraint à une certaine procédure à cause de la sensibilité d’un certain nombre de documents. Cet article fait un tour d’horizon sur la destruction des archives.
En quoi la destruction d’archives consiste-t-elle ?
On parle de destruction d’archives pour faire allusion à une procédure d’élimination de documents qui croupit sous le poids d’une durée légale de conservation qui est dépassée. La destruction est la fin prévue pour les archives. L’étape que voilà est définie par une politique d’archivage. De façon générale, on respecte une durée réglementaire de préservation. Des spécificités peuvent tout de même intervenir pour les archives à caractère sensible. De ce fait, l’élimination d’un certain nombre de documents peut être soumise à des règles.
Quelles règles doit-on appliquer pour la destruction d’archives ?
On rencontre en entreprise plusieurs types de documents en fonction des domaines d’activité. Les règles de conservation de ceux-ci ne sont pas toujours les mêmes. La destruction d’archives doit, en réalité, répondre aux exigences de délais de conservation que la loi a prévues. Ainsi, la loi, pour chaque type de papier, impose un délai minimal de conservation avant destruction. Si vous souhaitez voir plus clair dans tout ceci, vous pouvez faire appel à des archivistes. Ces professionnels vous feront savoir à partir de quel moment vous pouvez vous résoudre à détruire tel ou tel autre type de papier.
Les documents fiscaux, à titre illustratif, vont devoir être conservés durant 6 ans en moyenne. Il s’agit d’un délai qui va prendre cours à partir de la date de la dernière opération ou la date d’établissement des documents. Néanmoins, ce délai est susceptible d’aller jusqu’à 10 ans dans le cas où il y a fraude fiscale.
Par ailleurs, les documents civils et commerciaux, les documents comptables ainsi que les documents relatifs à la gestion du personnel doivent être conservés, de façon respective, pendant au moins 30 ans, 10 ans et 5 ans. A contrario, les déclarations et preuves de vente ou d’achat d’investissement, le rapport d’audit certifié et les documents juridiques d’entreprise ne doivent, à aucun moment, être détruits.
A quelle procédure fait-on recours pour la destruction d’archives ?
Il est interdit de jeter des archives à la poubelle. En réalité, cela peut avoir de désastreuses conséquences. Les démarches qui vont être suivies pour l’opération sont donc appelées à garantir la confidentialité des archives.
Un document juridique est nécessaire pour une destruction d’archives entièrement confidentielle. Celui-ci est le certificat de destruction. Il offre la possibilité de retracer la date, les documents détruits, le volume d’archives ainsi que le nom de l’entreprise. Les entreprises publiques établissent elles-mêmes ce document. Au niveau des entreprises privées, il n’y a qu’un prestataire externe qui est en mesure de l’établir.
Qui peut détruire des archives ?
La destruction d’archives se révèle comme étant une tâche assez sérieuse. Il s’agit d’une opération risquée et délicate dont la responsabilité revient aux dirigeants d’entreprise. En effet, faire appel à des spécialistes se trouve être une bonne idée pour la détérioration des informations sensibles. La loi impose aux responsables d’entreprise des obligations en ce qui concerne le respect des mesures prises pour le maintien et le traitement des données. La loi peut pénaliser le dirigeant d’entreprise si une divulgation d’information personnelle survient. Il est préférable, à cet égard, de faire la destruction d’archivage au niveau du site de l’entreprise.